ERP কি ? এবং কেনো? কি কাজ তার? আর টেক্সটাইলেই বা এর কাজ কি? জানি না আমরা অনেকেই। তো আজকে কিছু বলব ERP নিয়ে।
Enterprise Resource Planning (ERP) সফ্টওয়্যারটি একটি ব্যবসায়িক কাজ পরিচালনার জন্য নির্মিত সফ্টওয়্যার যা মূলত নির্মাতারা এবং অন্যান্য বৃহত্তর ব্যবসায়ের কাজে ব্যবহৃত হয়।একটি ERP সিস্টেম, একটি কেন্দ্রীয় ডাটাবেস হিসাবে কাজ করে, যেখানে সমস্ত স্থাপনার স্টাইলের উপর নির্ভর করে ল্যাপটপ, ডেস্কটপগুলি এমনকি স্মার্টফোন এবং ট্যাবলেটগুলির মাধ্যমে সমস্ত বিভাগের তথ্য সমস্ত কোম্পানির তথ্য সংরক্ষণ করা, ভাগ করতে এবং সহজেই অ্যাক্সেস করা যায়। ERP সফ্টওয়্যার এর মাধ্যমে ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলিকে হ্রাসকারী, দক্ষ এবং দৃঢ়ভাবে স্বয়ংক্রিয় ব্যবসা তৈরির প্রয়াসে একীভূত করা হয়। অন্যান্য বৈশিষ্ট্যগুলির মধ্যে ইন্টারেক্টিভ ড্যাশবোর্ডস, অ্যানালিটিক্স, মেট্রিক্স এবং সফ্টওয়্যার একীকরণ ক্ষমতা অন্তর্ভুক্ত বৈশিষ্ট্যগুলির সাথে, ERP তার ব্যবহারকারীদের একটি কেন্দ্রীভূত জায়গায় আপনার ব্যবসায়ের পরিচালনার সময় যোগাযোগ এবং সহযোগিতা বাড়ানোর সমস্ত ক্ষমতা দেয়।
ERP এর ইতিহাস :
প্রথম ERP সিস্টেম শুরুর অনেক আগে এন্টারপ্রাইজ রিসোর্স প্ল্যানিং ধারণাটি বিদ্যমান ছিল। এর উৎসে, ইআরপি হল একটি পদ্ধতি যা মূল ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি পরিচালনা ও সহজ করতে ব্যবহৃত হয়।
- ১৯৬০ এর দশক : ERP প্রক্রিয়াগুলি পরিচালনা করার জন্য এন্টারপ্রাইজ রিসোর্স পরিকল্পনার পদ্ধতিটি স্বয়ংক্রিয় সিস্টেমে বিবর্তিত হয়েছিল, যা ক্রমবর্ধমান কারখানার শিল্পের প্রতিক্রিয়া হিসাবে ১৯৬০ এর দশকে পপ আপ শুরু হয়েছিল।
- ১৯৭২: কার্যকরভাবে ERP অটোমেশনের চালু শুরু হয়, রিয়েল-টাইম ডেটা প্রসেসিংয়ের জন্য SAP তার প্রথম সমাধানটি প্রকাশ করে। পরবর্তী দুই দশক জুড়ে, প্রযুক্তি উন্নত এবং এন্টারপ্রাইজ রিসোর্স প্ল্যানিং সিস্টেম আরও বেশি জনপ্রিয় হয়েছিল।
- ১৯৯০ এর দশক: একবিংশ শতাব্দীতে ERP গ্রহণ ক্রমশ বৃদ্ধি পেয়েছিল। ইন্টারনেটের উত্থানের জন্য সমসাময়িক ব্যবসায়ীদের প্রয়োজন ছিল এবং এর সাথে সাথে ক্লাউড ইআরপি সিস্টেমটি এসেছিল।
- ২০২০-২১: বর্তমান সময়ে ক্লাউড কম্পিউটিং, এন্টারপ্রাইজ রিসোর্স প্ল্যানিংয়ের মডেলের উপর আধিপত্য বিস্তার করেছে। মোবাইল অ্যাপ্লিকেশনগুলি ব্যবহারকারীরা এখন তার সিস্টেমের সক্ষমতা অর্জনের জন্য ক্লাউড ব্যবহারের অনুমতি দেয়।
ERP এর বৈশিষ্ট্য:
ই আর পি সফটওয়্যারের প্যাকেজগুলো এক একটি পার্ট এ বিভক্ত থাকে, যাদের কে মডিউল (Module) বলা হয় । এক্ষেত্রে একটি মডিউল এর তথ্য অন্য মডিউল এর সাথে অঙ্গীভূতভাবে সংযুক্ত থাকে । এখানে এক মডিউল আর তথ্য অন্য মডিউল এর সাথে শেয়ার করে এবং module to module data flow ঘটে ফলে data duplication হয় না । ডাটা থেকে ডাটা এর লিংক থাকায় কোন একটি ডাটা কে কেন্দ্র করে এর সাথে সংযুক্ত অন্য ডাটা এর তথ্য সহজে পাওয়া যায়
উপরোক্ত process কে ব্যাখ্যা করলে কিছুটা বোঝা যাবে।
যেমন :- কোন একটি ফ্যাক্টরিতে ইঞ্জিনিয়ারিং ডিপার্টমেন্ট এর একটি ম্যাটেরিয়াল প্রয়োজন । সেক্ষেত্রে ম্যাটেরিয়ালটির পর্যাপ্ত স্টক যদি স্টোর ডিপার্টমেন্ট এর স্টোরেজ এ Available না থাকে তবে ইঞ্জিনিয়ারিং ডিপার্টমেন্ট এর Responsible Person একটি Purchase Requisition (PR) দিবে । উক্ত Purchase Requisition (PR) টি Purchase Department Process করবে এবং প্রয়োজনে Quotation Maintain করে Purchase Order (PO) তৈরি করবে এবং ম্যাটেরিয়ালটি কোন Supplier/Vendor থেকে কিনবে । উক্ত Purchase Order এর তথ্যের মাধ্যমে Inventory Department এর Store এর লোক Goods Receive (GR) করবে। Goods Receive (GR) হলে চালান তৈরি / ভেরিফিকেশন হবে এবং Finance Department উক্ত বিক্রেতাকে মূল্য পরিশোধ করে দিবে।
ERP এর ক্ষেত্রে উক্ত Purchase Requisition এর তথ্যর উপর Quotation এবং Purchase Order তৈরি হয়, উক্ত purchase Order উপর ভিত্তি করে Goods Receive হয় এবং বিক্রেতাকে Payment দেয়। এখানে উল্লেখ্য, প্রত্যেকটি Transaction (যেমন Purchase Requisition, Quotation, Purchase Order, Goods Receive, Invoice) সম্পূর্ণ হলে প্রত্যেকটির ক্ষেত্রে একটি Unique document number generate হয়। এই document number এর উপর ভিত্তি করে সংশ্লিষ্ট তথ্য সহজেই পাওয়া যায়।
যেমন :- Purchase Requisition Number(যখন Purchase Requisition Related ডাটা সফটওয়্যারে save হয় তখন এটা create হয়) ধরে, Requisition কারী software system এ follow up করতে পারেন যেমন… তার প্রয়োজনীয় ম্যাটেরিয়ালটির বর্তমান অবস্থা কি ? এটার Quotation , Purchase Order হয়েছে কিনা , Store Department এটি Receive করেছে কিনা , সম্ভাব্য Receiving date, Vendor Payment এর তথ্য ইত্যাদি।
যেহেতু, ERP সিস্টেম এর ডাটাগুলো একটি Single Database এ থাকে ,সেহেতু বিভিন্ন ডিপার্টমেন্ট এর ব্যবহারকারিকে ERP সফটওয়্যারের মাধ্যমে কোন প্রয়োজনীয় তথ্য পেতে অন্য department এর ই আর পি বাবহারকারিদের নিকট নির্ভর থাকতে হয় না । ERP system এ ডাটা দ্রুত এবং সহজ হয়।
ERP সিস্টেম এর সুবিধা :
এন্টারপ্রাইজ রিসোর্স প্ল্যানিং সফ্টওয়্যারটি এমন ব্যবসায়ী এবং নির্মাতাদের দ্বারা ব্যবহৃত হয়, যাদের একটি সমাধান প্রয়োজন যা তাদের বিভাগগুলিতে ডেটা সঞ্চয়, পরিচালনা এবং যোগাযোগের জন্য প্রয়োজন।ইআরপি সফ্টওয়্যারটির সমস্ত দিক ব্যবহার করা গুরুত্বপূর্ণ, সুতরাং কীভাবে ব্যবহার করতে হবে এবং কীভাবে সিস্টেমের সর্বাধিক ব্যবহার করা যায় তা হল :
প্রত্যক্ষ সুবিধা :-
১. সুবিধাজনক চালান এবং অর্থপ্রদান প্রক্রিয়াজাতকরণের মাধ্যমে প্রদানযোগ্য অ্যাকাউন্ট গুলিতে আরও বৃহত্তর এবং কার্যকরভাবে নিয়ন্ত্রণ লাভ করা যাবে।
২. তথ্য প্রবেশ এবং প্রাপ্তির জন্য অনলাইন ফরম্যাটের কারণে কাগজের ব্যবহার হ্রাস পাবে।
৩. উন্নত আয় এবং ব্যয় ব্যবস্থা।
৪. দ্রুত রেসপন্স এবং গ্রাহকদের সাথে ফলোআপ করে সম্পর্কের উন্নতি।
৫. বিস্তারিত বিষয়বস্তু এবং আরও ভাল উপস্থাপনা সহ সময়মত সঠিক তথ্যের উপলভ্যতা।
৬. আরও ভাল নিরীক্ষণ এবং এর ভিতরে ও বাইরে থেকে প্রাপ্ত নানা প্রশ্নের দ্রুত সমাধান।
৭. ব্যবসায়িক কার্যকলাপ এবং বাজারের ব্যবহারের পরিবর্তনের দ্রুত ব্যবস্থা গ্রহণ।
৮. উন্নত ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া যা একটি প্রতিযোগিতামূলক সুবিধা সরবরাহ করে।
৯. অন্যান্য দেশের প্রত্যন্ত স্থান এবং শাখার সাথে সরবরাহের চাহিদা উন্নয়নের ব্যবস্থা করে।
১০. সমস্ত অ্যাপ্লিকেশন দ্বারা ব্যবহারযোগ্য ইউনিফাইড গ্রাহক ডাটাবেস।
১১. একক রাইটিং, মাল্টি রিড ডেটা।
পরোক্ষ সুবিধা : –
১. উন্নত গ্রাহক পরিষেবা এবং গ্রাহক সন্তুষ্টি।
২. পন্যের মান উন্নতকরণ এবং ব্যয় ও ভুল তথ্যের হ্রাস।
৩. অনলাইন তথ্যের প্রাপ্তির কারণে সিদ্ধান্ত গ্রহণের প্রক্রিয়ার মান উন্নীতকরণ।
ERP সফটওয়্যার ব্যবহারের খরচ :
অনুমান করা যায় যে, ERP সফটওয়্যার এর জন্য সম্পূর্ণ ব্যবসাকে আগে মূল্যায়নের প্রয়োজন। কারণ, এটার খরচ সাধারণত ব্যবসার আকার, নির্দিষ্ট প্রয়োজনীয়তাসমূহ এবং এর সুযোগ এর উপর নির্ভরশীল। নিম্নোক্ত কিছু জিনিস সমূহ এই সফটওয়্যার এর ক্ষেত্রে একটি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে :-
- ব্যবহারীর সংখ্যা : মূলত, ERP সিস্টেম এর মূল খরচ জনপ্রতি ব্যবহারীর উপর নির্ধারণ করা হয়। বিক্রেতার জন্য অনুসন্ধান শুরু করার সময়, ব্যবহারকারীদের মনে রেখে অথবা সীমিত সংখ্যক নাম্বার দিয়ে খরচ নির্ধারণ করা যায়।
- রক্ষণাবেক্ষণ এবং প্রশিক্ষণ : আরেকটা খরচ হল রক্ষনাবেক্ষন ও প্রশিক্ষণ খরচ, যার ERP বিক্রেতা কোম্পানি সব সময় একটা অতিরিক্ত খরচ নিয়ে থাকে। সফটওয়্যার আপডেট, নেটওয়ার্ক ফি এবং একটা নির্দিষ্ট সময় পর হার্ডওয়্যার পরিবর্তন রক্ষনাবেক্ষন খরচের অর্ন্তভুক্ত। প্রশিক্ষণ খরচ এর পর আসে যখন কর্মচারীদের এটার ডাটা বুঝতে এবং এটার ব্যবহার শিখানো হয়। এছাড়া, সফটওয়্যার এর সম্পর্কে বিভিন্ন কাজ এবং এটার কাজের ধরন অনুযায়ী সেট করে নিতে একটা আলাদা খরচ বিদ্যমান।
- Customizations and Applications : বেশিরভাগ ইআরপি সফটওয়্যার প্যাকেজগুলি 30-50 অ্যাপ্লিকেশন বা মডিউল অফার করে এবং যার সবগুলো প্রয়োজন নাও হতে পারে। এটা নির্ভর করে ব্যবসায়ের আকার এবং যে শিল্পের কাজ এর উপর। উদাহরণস্বরূপ , একটি ছোট থেকে মাঝারি আকারের জব শপের জন্য মাস্টার প্রোডাকশন সিডিউলিং বা সফিস্টিকেট ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট এর জন্য এটার প্রয়োজন হয় না কিন্তু একটি বৃহৎ বহু-জাতীয় সংস্থাকে সম্ভবত একটি ছোট, মেক-টু-স্টক প্রস্তুতকারকের চেয়ে আরও বেশি আর্থিক পরিচালনার অ্যাপ্লিকেশন প্রয়োজন হবে।
আরেকটি হল :- কাস্টমাইজেশন। আপনার প্রয়োজনীয়তা এবং আপনি কীভাবে সফটওয়্যারটি ব্যবহার করার পরিকল্পনা করছেন তার উপর নির্ভর করে আপনার ERP সিস্টেমের জন্য কিছু স্তরের কাস্টমাইজেশন প্রয়োজন হতে পারে।
অ্যাপারেল ইন্ডাস্ট্রিতে ERP এর ব্যবহার :
- Production Planning & Control
- Manufacturing Resource Planning (MRP II)
- Material Requirement Planning(MRP)
- Master Production Schedule
- Customer Relationship Management (CRM)
- Bill of Material (BOM)
- Warehouse Management
- Inventory Management
- Purchasing Management
- Shop Floor Control (SFC)
- Capacity Requirements Planning (CRP)
- Cost Reporting/Management
- Lot Traceability
- Engineering Change Control
- Repetitive Manufacturing
- HR Management
- Plant Maintenance
- Service Management
- Finance Management
- Purchase Order Management
- Quote Management
- Quality Management
References :
- Wikipedia
- workwisellc.com
- Textileassociationindia.org
- Indian Textile Journal
- Textile Wave
- Bn.quora.com
Written by:
Md. Nazmul Hasan Nazim
Department of Textile Engineering
National Institute of Textile Engineering and Research