আমাদের জীবনে যোগাযোগের একটা বড় অংশ হচ্ছে ই-মেইল। বর্তমান বিশ্বে, প্রতিদিন গড়ে ২০০ বিলিয়ন ই-মেইল আদান প্রদান করা হয়। তথ্যপ্রযুক্তির কল্যাণে আমরা সবাই কমবেশি ই-মেইল ব্যবহার করলেও, আমাদের মাঝে অনেক কম মানুষই এর সঠিক ব্যবহারটা জানি। তবে দোষটা অবশ্য আমাদেরও না, কারণ আমাদের ছোটবেলা থেকে চিঠি এবং দরখাস্ত লেখার আদবকেতা শেখানো হলেও শেখানো হয়নি ই-মেইল লেখার আদবকেতা।
আমরা সবাই জানি যে, ফেসবুকের টেক্সট কিংবা মোবাইলের টেক্সট যোগাযোগের খুবই ইনফরমাল একটি মাধ্যম। আবার আমরা এও জানি যে, কাগজে লেখা দরকারি কাগজগুলো হতে হয় খুবই ফরমাল। তাহলে ই-মেইলকে কোন ভাগে ফেলা উচিত? ফরমাল না ইনফরমাল? এই দ্বিধা যেন আমাদের ই-মেইলিং-এ কোনো ব্যাঘাত না ঘটাতে পারে সেজন্য আমাদের জেনে রাখা উচিত ই-মেইল করার সময় আমরা সচরাচর করে থাকি এমন কিছু কাজের মাঝে কোনগুলো করা একদমই উচিত নয়। আর এই জিনিসগুলো মাথায় রেখে টেক্সটাইল ইঞ্জিনিয়ার্স সোসাইটি কর্তৃক আয়োজিত “Professional E-mail writing etiquettes” নামক সেশন টি সফলভাবে সম্পন্ন হলো। উক্ত ট্রেনিং টিতে উপস্থিত ছিলো দেশের স্বনামধন্য শিক্ষা প্রতিষ্ঠানগুলোর ছাত্র-ছাত্রীবৃন্দ। ট্রেইনার হিসেবে ছিলেন Md Rifatur Rahman Miazee ( Founder, Textile Engineers Society).
উক্ত ট্রেনিং টিতে নিম্নোক্ত বিষয়গুলোর উপর নজর রেখে সেশনটি সম্পন্ন করা হয়-
▪️CC এবং BCC এর ভুল প্রয়োগ
আমরা যখন একসাথে অনেক মানুষকে ই-মেইল করি, তখন এই দু’টির একটি অপশন ব্যবহার করে থাকি। CC অর্থাৎ Carbon Copy করলে, সেই প্রাপককে অন্যকোনো প্রাপক দেখতে পারবে, আর BCC অর্থাৎ Blind Carbon Copy করলে হবে তার উল্টোটা।
তাই কখনো CC করতে গিয়ে ভুলে BCC করলে, শুধু শুধু একজন প্রাপকের কাছে আরেকজনের নাম চলে যাবে যা আপনার ভাবগাম্ভীর্যতাও নষ্ট করতে পারে এবং অন্যরা এই ধারণা করতে পারে যে আপনি প্রাইভেসি রক্ষা করতে জানেন না। ই-মেইলের সাথে সম্পর্কিত নয় এমন থার্ড পার্টিকে CC-তেও যুক্ত করা ঠিক না।
▪️ই-মেইলের নিচে সিগনেচার
ই-মেইলের নিচে সিগনেচার দেয়ার একটা অপশন থাকে। এটা ছাড়া পুরো ই-মেইলটাই অনেকটা খাপছাড়া দেখা যায় আর ব্যপারটা খুবই আনপ্রফেশনাল। তাই ই-মেইলে নিজের নাম, পদবী এবং প্রতিষ্ঠানের নাম সম্বলিত সিগনেচার তৈরি রাখতে হবে।
▪️নেতিবাচক ই-মেইল করা
কোনো কর্মীকে ফায়ার করতে হলে, কাউকে কোনো জায়গা থেকে বাদ দিতে হলে কিংবা আপনার গ্রাহকের কোনো সুবিধা বন্ধ করতে হলে তা ই-মেইলের মাধ্যমে না বলে বরং সময় নিয়ে সরাসরি বলা উচিত।
এছাড়াও ই-মেইল সম্পর্কিত খুটিনাটি অজানা অনেক বিষয় নিয়ে পুরো সেশন জুড়ে আলোচনা করা হয়।